Organize seu espaço de trabalho e aumente sua produtividade

By 17 de julho de 2018 Dicas, Uncategorized

Organizar o ambiente de trabalho é essencial para aumentar a produtividade dos colaboradores no dia-a-dia das empresas. Basta olhar para uma mesa desarrumada para bater uma fadiga mental instantânea.

Diversos estudos mostraram que a desordem é sinônimo de distração. Espaços desorganizados afetam a capacidade criativa e dificultam a busca por informações, podendo ocasionar a perda de objetos e documentos importantes.

Um artigo publicado na US National Library of Medicine National, mostrou que quando estamos em um local repleto de informação e completamente desorganizado, o nosso córtex visual é sobrecarregado e a capacidade que o cérebro possui para processar esses dados é prejudicada. Com isso, as tarefas podem ter sua qualidade e prazo comprometidos, o que impacta negativamente no seu desempenho e nos resultados da empresa.

A maioria das pessoas não tem uma noção real de como a organização (e a falta dela) afeta sua produtividade no ambiente de trabalho. Se as suas tarefas estão sempre acumuladas e a sua mesa é um caos completo, a tendência é que você tenha mais dificuldade para focar em suas prioridades.

Para reduzir os impactos negativos da desorganização, é preciso adotar pequenos hábitos e implementar uma mudança gradativa.  Para auxiliar nesta tarefa, elaboramos um roteiro eficiente para auxiliá-lo neste processo de organização que começa por você:

1 – Livre-se dos papéis e tudo que for desnecessário

Às vezes acumulamos cartões de visita, recibos e uma série de outros documentos e papéis desnecessários que acabam em algum canto esquecido do escritório, causando um desconforto mental ao dar uma simples olhada.

DICA: use da tecnologia para digitalizar tudo que for possível, tanto para economizar tempo quanto para otimizar espaço em seu ambiente de trabalho.

É preciso saber quais são os documentos que podem (e devem ser digitalizados) e quais podem (e devem) ser descartados. (Falaremos disso em outro post, ok?)

2 – Organize sua mesa

A mesa de trabalho é o centro de um escritório e todo elemento fora de ordem pode (e vai) prejudicar sua produtividade. Retire itens dispensáveis para o seu dia-a-dia e que não tenham relação direta com seu trabalho.

DICA:  deixar na mesa apenas os itens que você utiliza no seu dia, ou que o inspirem a produzir mais. A mudança será gigantesca, e a energia do seu local de trabalho será outra!

3 – Armazene corretamente os arquivos

Para quem lida com muitos papéis e documentos, organizá-los pode ser uma tarefa complicada em médio/longo prazo. Depois de realizada a limpeza/descarte dos papéis desnecessários, é hora de organizá-los de acordo com suas respectivas área/assuntos, em arquivos devidamente categorizados e identificados.

DICA:  organizar os documentos de acordo com sua categoria, cada um em uma pasta devidamente identificada com o tema/assunto. Além de facilitar a busca, será mais fácil organizar novos papéis/documentos assim quando chegarem em seu departamento. Para documentos eletrônicos, vale o mesmo critério: crie uma pasta para cada categoria.

DICA VALIOSA: arquive os documentos assim que forem recebidos. Assim, você impedirá o acúmulo de informações e evitará a bagunça que tanto afeta a produtividade.

4- Torne a organização parte da rotina

Aprender a organizar o ambiente de trabalho é um processo que deve ser implementado aos poucos, mas que, com sua repetição, torna-se um hábito e parte da sua rotina.  Reserve um tempo toda semana, uma tarde, por exemplo, para reorganizar a mesa, repetindo o processo de organização, garantindo que a bagunça não se acumule novamente.

 

E aí, como anda o seu ambiente de trabalho? Muito bagunçado? Compartilhe sua experiência e quais suas práticas para organizar seu espaço de trabalho.

 

About Organizzarte

Leave a Reply